Masih terdapat cukup ketidak
sepakatan tentang ideologi, kemanjuran dan bahkan legalitas dari sebuah
jangkauan aksi kepedulian (seperti Obamacare),
namun terdapat konsensus bersama (luas) bahwa peluncuran website Healthcare.gov adalah sebuah kesuraman kegagalan. Dan
seperti sekian banyak bencana bangunan teknologi, hal yang satu ini akan
berfungsi sebagai moment pembelajaran bagi organisasi yang lain untuk
menghindari kesalahan serupa.
Helthcare.gov adalah portal pemasaran asuransi kesehatan pemerintah
federal,didesain untuk melayani jutaan orang dari 36 negara bagian yang
diasuransikan. Situs ini dibangun oleh CGI
Federal, sebuah perusahaan Canada yaitu kontraktor pemerintah federal
bidang IT. Situs ini mengalami crash
segera setelah peluncurannya pada tanggal 1 oktober yang telah mengalami
gangguan permasalahan tekhnis. Situs ini tidak dapat mengikuti permintaan
(demand), dan sebagian besar pengguna tidak dapat melengkapi pendaftarannya.
Merujuk pada pemberitaan CBN News, “Gedung Putih berpendapat
bahwa ini adalah menunjukkan bahwa permintaan tinggi:’kesalahan terdapat pada
fungsi volume” demikian dikatakan oleh Kepala Kantor Teknologi AS, “ambil
langkah terhdarp volume tersbut dan akan kembali bekerja (normal-penterj)”
Sebagaimana pada tanggal 14
november CBN News memberitakan bahwa
gedung putih melaporkan bawha situs tersebut telah dapat menerima registrasi
sebesar 17.000 dalam satu jam. Dengan 30 juta orang amerika yang potensial
menggunakan situs ini. Hal ini akan memerlukan waktu dua setengah bulan untuk
melengkapi pendaftaran setiap orang, dengan opeasional situs 24 jam per tujuh
hari. Pada bulan pertama, hanya 106 ribu orang terlengkapi.
Ketika ditanya tentang
permasalahan situs ini, Rachel Meisier, juru bicara untuk “Center for Medicare and Medicaid Services” (Pusat perawatan Medic),
yang bertugas mengawasi situs ini, menolak untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan
secara spesifik, bukannya merujuk pada siaran pers dengan arahan untuk
menggunakan situs ini. Meisier mengatakan:”Total obligasi untuk untuk System IT
adalah 630 juta dolar, dan kita telah menghabiskan 174 juta dolar dari total
obligasi tersebut”.
Tech Pro Research berbelok dari keahlian IT untuk mendapatkan
kebijaksanaan dari kegagalan bangunan situs Helthcare.gov.
konsensusnya adalah bahwa terdapat lima hal utama yang dapat dipelajari oleh perusahaan lain dari
kegagalan situs ini, termasuk hal-hal
berikut ini:
1. Jika
anda hendak meluncurkan sebuah situs baru, putuskan apakah akan menggunakan
tenaga ahli yang dimiliki atau akan menggunakan tenaga ahli dari luar (out source) jika memilih untuk
menggunakan tenaga outsource, sewa kontraktor yang baik.
2. Ikuti
langkah-langkah yang benar dalam menyewa vendor
terbaik untuk proyek tersebut dan kelola (menej) hubungan dengan tepat;
3. Dapatkan
satu orang yang bertanggungjawab terhadap proyek tersebut dengan hak veto yang mutlak.
4. Jangan
mengabaikan masalah selama proyek berjalan, terbuka dan jujur atas kemajuan proyek
dan lakukan uji coba situs
5. Selalu
siap untuk berhasil atau gagal. Berharap yang terbaik namun bersiaplah terhadap
hal yang terburuk. Miliki pedoman (guidelines)
untuk mengelola (menej) setiap potensi kegagalan
Secara umum proyek (healthcare.gov) mengalami mismanajemen.yang
diperjelas oleh reportase pemberitaan. Paula Tompkins, pendiri dan CEO Dearborn, Mich berbasis ChannelNet,
mengatakan:”Pihak Manajemen tampaknya selalu menganggap remeh atas kompleksitas
dalam memperoleh sistem yang berinteraksi secara konsisten dan dapat digunakan.
Saya telah terlibat dalam banyak teknologi
berskala besar (enterprise) berbasis
proyek yang mengalami mismanajemen. Saya selalu merekomendasikan bahwa sebuah
perusahaan janganlah menggigit terlalu banyak dari yang dapat dikunyah. Anda
harus realistis tehadap waktu dan anggaran yang tersedia.”
Putuskan “Gunakan orang sendiri (in
House) atau orang lain (Out source)
Adalah sangat penting untuk
secara dini memutuskan apakah menggunakan orang lain (out source) atas sebuah proyek atau dengan orang dalam (in house).satu poin terbesar yang dapat
diambil pelajaran oleh perusahaan lain dari kegagalan beberapa website, merujuk
pada Sanchit Vir Gogia, Analis Kepala pada Greyhound
research di India, adalah “Problemnya bukan karena traffic yang terlalu besar semata. Sejumlah gangguan sistem tidak
terdeteksi yang menyebabkan masalah. Fakta bahwa sedemikian besarnya (massive) kesalahan sistem yang tidak
terdeteksi menunjukkan bahwa sistem belum diujicoba sebelum diluncurkan secara
resmi. Hal ini adalah pelajaran paling besar dari keseluruhan kecelakaan (insiden), bahwa hanya satu yang tidak
dapat menghindari dari melakukan uji coba (proper
testing) sebelum sebuah web site atau sebuah program diluncurkan, secara
khusus jika peluncurannya sedemikian besar.”
Langkah-langkah untuk mendapatkan Vendor terbaik
Untuk menghindari problem
demikian, perusahaan harus memilih orang-orang yang tepat untuk pekerjaan
tersebut. Hal ini sering kali di maksudkan dengan harus memutuskan apakah akan
menggunakan talenta orang sendiri (in
house) ataukah merekrut orang luar (out
source), yang terbaik adalah menggunakan talenta orang dalam, namun jika
harus menggunakan orang luar maka harus berhati-hati dalam merekrut outsource untuk pekerjaan tersebut.
Untuk memilih kontraktror yang
bernar.Andreas Gabner. Seorang ahli strategi teknologi pada Compuware APM Center of Exellence,
mempunyai beberapa tip. Dia berkata: “Memiliki Pengalaman dalam Skala Besar,
Memiliki komplesitas sebaran dan memahami secara mendalam tentang Aplication Performance Management,
adalah hal yang sangat krusial untuk setiap kontraktor yang ikut serta dalam
pengembangan dan pembangunan pada skop dan sekala demikian. Untuk lebih meyakinkan
atas kontraktor yang diikutsertakan perusahaan harus menyelami lebih dalam dengan
pengujian beban, prestasi, masalah skalabilitas, secara menyeluruh, mendalam
dan luas atas sebuah situs seperti Healthcare.gov
dari sisi terbalik, sebagaimana dari sudut pandang para pengguna akhir (end user) dan identifikasi masalah
sampai pada akar penyebabnya, dan semua cara pada kode yang saling
bersinggungan pda satu garis.
David Pecker, seorang kepala X by 2 pada Farmingthon Hills, Mich,
mengatakan: “Memilih seorang kontraktor/vendor adalah sangat penting dan sangat
sulit. Analisis sederhana atas materi yang dipasarkan, presentase penjualan dan
sedikit referensi persiapan tidak akan memudahkannya. Sebuah analisis yang
lebih menyeluruh dan proses seleksi sangat diperlukan dalam gagasan-gagasan
(rencana) yang penting. Orang orang yang melakukan nalisis ini perlu memiliki
pengalaman serupa, memberikan inisiasi sendiri.
Sehingga mereka tahu apa yang mereka inginkan dan dimana mereka akan
mencari, jika anda tak memiliki orang-orang demikian pada staff, cari mitra
bersama yang memiliki keahlian untuk membantu mengerjakan hal ini. Mengapa membawa
The A-Team (tim yang baik) setelah gagal? Proyek seperti ini seharusnya ditugaskan
dengan The A-Team (tim yang baik)
dari awal”
Berikan kepala proyek kewenangan penuh
Yang sangat krusial adalah
memberikan kepada seseorang kewenangan penuh atas proyek. Mereka boleh memveto
segala sesuatunya tanpa perlu konsensus grup.
Dalam memilih project manajer
terbaik untuk melakukan tugas ini, Pecker mengatakan: ”Tantangannya adalah
bagaimana anda menceritakan kenyataan project manajer dan para arsitek dari
kepura-puraan, dan bagaimana anda menghindari administrasi Pemeriksaan
pemeliharaan (Prevetative Maintenance cheks=PMs=
Pemeriksaan yang dilaksanakan pada interval yang ditentukan sebelumnya atau
yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan dan ditujukan untuk mengurangi
kemungkinan kegagalan atau degradasi performans) dan hanya memberikan yang
memberi nilai sangat kecil pada implementasi sistem yang sangat penting. Memang
sangat sulit untuk menjelaskan perbedaannya kecuali anda adalah seorang manajer
yang sangat kuat dan memimpin sendiri. Jika anda memiliki manajer yang kuat
bahwa anda tahu dan anda percaya pada staff atau bersedia (avaliable) untuk
anda. Pastikan mereka membantu anda mewawancarai Pemeriksaan Untuk Pemeliharaan
(PMs) pada proyek-proyek utama lainnya. Mereka dapat membantu menemukan letak
kekuatan dan kelemahan para calon. Jika anda tidak memiliki orang-orang yang
capable (memiliki kapasitas) untuk membantu, lakukan yang terbaik untuk menentukan
project manajer dan para arsitek yang mempunyai bukti trek rekord (track
record) untuk memberikan proyek proyek sejenis pada anda. Jangan lanjutkan
hanya dengan resume mereka. Bicara
dengan para stakeholders yang pernah
bekerja dengan mereka. Jika mereka baik, mereka memiliki daftar customer yang panjang, dan mereka dengan
senang hati menyanyikan (menceritakan) pujiannya”.
Tranparan atas Project
Hal penting selanjutnya adalah jujur
terhadap kemajuan proyek, merujuk pada pendapat Robert Kelly, Manajer Mitra
pada Releigh, NC dibawah Kelly Project
Solution (sebuah perusahaan).
“Etika dan transparansi adalah
hal yang kritis untuk kesuksesan project. PMs
(Preventitive Maintenance cheks=Pemeriksaan yang dilaksanakan pada interval yang
ditentukan sebelumnya atau yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan dan
ditujukan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan atau degradasi performans),
kredibilitas jangka panjang pada sisi organisasi. Setelah organisasi menyetejui
fakta project bahwa menangani inovasi (pembaharuan), lahan baru atau pemecahan
masalah yang dalam didalam organisasi, kemudian setiap orang akan ditempatkan
pada posisi-posisi yang tepat untuk berbagi masalah. Obamacare telah muncul sebagai drama politik dan Pelanggan
(asuransi= rakyat Amerika) telah menjadi korban. Hal ini tidak jauh dari apa
yang terjadi pada lembaga pemerintahan atau pemilik perusahaan perorangan yang
lain. Sebagian besar survey menunjukkan bahwa proyek sukses diseputaran 35
persen. Jika anda seorang eksekutif dan manajer proyek anda tidak menceritakan
tentang berbagai masalah dan pergeseran jadwal, maka sangat berhati-hatilah.” Kata Kelly.
Untuk mendukung semangat
transparansi, “manajemen harus mempercepat pemahamaman mereka tentang tantangan
ke depan pada tim project. Hal ini tidaklah sedang mengatakan persetujuan pada
kegagalan sebuah project, tetapi sedang mengatakan bahwa peralatan sedang
digunakan dan para ahli sedang bekerja keras dan perusahaan harus mendukung
usaha mereka”
Kelly menyarankan pengembangan
sebuah project intranet yang para stakeholder dan setiap orang lain dapat mengulas
bagaimana project secara langsung mendukung tujuan bisnis, perencanaan project
dan menit pertemuan mingguan.
“Untuk secara efektif mengurangi
dan mengelola kegagalan, perusahaan harus menapatkan (me-hire) para pemimpin project. Adalah sangat mudah
untuk mengatakan bahwa setiap orang telah setuju dengan permasalahan yang
terjadi dan pihak menejemen haruslah memberi dukungan. Akan tetapi manajemen
harus memperoleh/memperbaiki tingkatan kepercayaan untuk mengerjakan ini. Pemimpin
project tidak akan hanya menyatakan bahwa masalah terjadi dan baru saja” lanjut
Kelly.
Bersiaplah untuk sukses atau gagal
Dan Vaughn Bullard, CEO dan pendiri Washington DC, berbasis
Build Automate.Inc. mengatakan: “Tidaklah penting seberapa banyak yang anda
rencanakan, sesuatu akan selalu mengalami kesalahan. Dalam sudut pandang saya,
terlihat tidak ada yang difikirkan pada waktu perencanaan selain dari pada pemasaran
sebuah web site itu saja. Pada titik ini, berjalan pada tujuh minggu digulirkan
ke publik dan tidak berfungsi secara lengkap. Maka akan muncul akurasi, fungsi
dan kemampuan bekerja yang dikorbankan akibat tim pengembangan dan peluncuran lebih
khawatir pada konsekwensi jika tidak dapat bergurlir. Sayangnya, perguliran
tidak berfungsi dan lebih buruk lagi jika mereka baru saja menunjukkan menahan dan menunda bergulirnya
web site. Disini, seharusnya jangan pernah dipublikasi tanpa dilakukan uji coba
secara extensive. Kontraktor telah memberitahu pemerintah bahwa ini sudah siap
meskipun kelemahan utama sistem sudah jelas, itu mengherankan buat saya. Jika
saya memiliki pekerja yang melakukan hal serupa, saya harus menghentikan
pekerjaan mereka. Ini sangat sederhana”
Apa yang akan datang pada
akhirnya, Bullard, berkata: yaitu adalah “kualitas dan integritas
diperhitungkan dalam segala hal”
Artikel adalah translate dari artikel
asli yang ditulis oleh, TEENA HAMMOND pada http://www.techproresearch.com/article/5-lessons-it-leaders-can-learn-from-obamacare-rollout-mistakes/
